OBOG訪問をするには、依頼メールを送る必要があります。
でも、社会人を相手にどのようなメールを送ればよいか、最初は分かりませんよね。
社会人は忙しいので、メールの書き方・送り方、時間帯や返信にも工夫が必要です。
どのような点について注意すればよいのでしょうか。
この記事では、OBOG訪問の依頼メールの書き方と例文をご紹介します。
目次
OBOG訪問の依頼メールの例文!時間帯や返信も工夫が必要!
選考を検討している企業を本当に受けるかどうか決める際、OBOG訪問で参考になる情報を収集する方法があります。
OBOG訪問は、その企業で働く先輩から、説明会では聞けない本音も聞ける、またとないチャンスでもあります。
でも、学生時代は自分から外に出ない限り、社会人と接点を持つことはありません。
そのため、OBOG訪問の依頼メールの送り方に戸惑ってしまいますよね。
そこで、今回はOBOG訪問の依頼メールの書き方と例文をご紹介しますね。
＜依頼メールを送る際の注意点は?＞
まずは、OBOGへのメールで注意すべき点を確認しましょう。
注意点は全部で3つです。
この3点をしっかりとおさえたうえで、メールを作成してみましょう。
・メールを送る時間帯
OB・OGにメールを送る際には、時間帯に気をつけましょう。
相手は学生と違って仕事があるので、夜遅い時間帯や早朝には休養の時間が必要です。
就寝中にスマートフォンの受信音を鳴らしてしまうと、先輩を起こすことになってしまいます。
たとえ会社にメールを送ったつもりであっても、スマホに転送されるように設定されているかもしれません。
そのため、夜中の10時過ぎや朝の9時前には、極力メールを控えるようにしましょう。
さらに、メールを送る曜日にも注意するとよいでしょう。
とくに月曜日や朝一番は、メールが多くたまっている日です。
社会人にとっては仕事のメールが最優先なので、学生から送られてきたメールは読んだまま、返信できない可能性もあります。
また、休日にはメールを見ない可能性が高いので、土日もおすすめできません。
メールを送るおすすめの時間帯は、朝の9時過ぎ。
この時間に送れば、受信フォルダの一番上に表示される可能性が高いので、目につきます。
この点に注意して、メールを送信してみましょう。
・誤字脱字と改行
メールを送る前には、誤字脱字のない文章かどうか、最後にもう一度確認してみましょう。
たとえ、きれいな言葉遣いができていても、字を間違ってしまうとそれだけで自分の印象が下がってしまいます。
「この人は詰めが甘いのかな」と思われないように、注意しましょう。
誤字・脱字が無いか確認するおすすめの方法は、音読してみることです。
声に出してメール文を読み上げることで、誤字脱字を見つけやすくなるのですね。
また、適切な改行を行ってメールの文章を読みやすくしましょう。
改行せずにメール文を書いてしまうと、非常に読みづらくなります。
忙しい社会人への心づかいとして、冗長でなく、視覚的にも見やすいメールを心がけましょう。
・件名を工夫しよう
社会人がメールを確認する時には、優先順位をつけている場合が多いです。
優先順位をつける際には、たいていメールのタイトルを見て決めています。
そのため、OBOGへメールを送る際には、その要件をタイトルで明確に伝える必要があります。
もっとも分かりやすく、無難なタイトルは「OB訪問のお願い」です。
これならば、何の訪問なのか具体的に分かりますし、メールの送り手が大学生であることがすぐに分かります。
さらに、タイトルには自分の名前と大学名を添えておくとよいでしょう。
誰から送られてきたメールなのか、タイトルを見るだけで分かるので、印象に残りやすく、優先してもらえる可能性も高まります。
また、名前も覚えてもらえるので、仮にOBOGの会社を受ける機会があれば、少し有利に働くかもしれません。
就職活動も人との縁なので、できる限りの範囲でさりげなく自分のことを相手にアピールしてみましょう。
＜OBOG訪問のメール例文とポイント＞
OBOG訪問の依頼メールは、全部で3種類あります。
その3つのメールとは、「アポイント」「アポイント後の返信」「リマインド」の3つです。
まずは、OBOG訪問で話を聞きたいという「アポイント」のメールを送り、OBOGからの反応に応える「アポイント後の返信」、次に会う日の前日に送る「リマインド」メールの3つのメールです。
ここでは、それぞれのメールの例文とそのポイントを確認していきましょう。
・「アポイント」の例文
件名：【OG訪問のお願い】○○大学 佐藤太郎
□□商事
××部△△課
伊藤次郎様
初めまして。○○大学の佐藤太郎と申します。
本日はお忙しい中突然のご連絡、大変失礼いたします。
大学のキャリアセンターのデータを通して伊藤様のことを知り、ぜひOB訪問させていただければと思い、ご連絡を差し上げております。
私はちょうど今、就職活動を控えており、商社に興味を持っております。とりわけ、伊藤様が活躍なさる□□商事は資源・エネルギーの分野で大きな実績があり、興味を持ちました。
伊藤様のご都合がよろしければ、お仕事についてより詳しい情報を伺いたいと思っております。下記の日程でご都合の付く日があれば、ご教示いただけますでしょうか。
10月15日（水）10:00∼20:00
10月16日（木）10:00∼15:00
10月17日（金）10:00∼20:00
いずれの日もご都合のつかない場合には、再度提案いたします。
お忙しい中恐縮しておりますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学 文学部 英文学科
佐藤太郎
000-0000-0000
Taro-sato@marumarudaigaku.jp
上記のような例文であれば、読みやすく、忙しいOBOGにもストレスなく受け入れてもらえます。
ただ、ポイントがいくつかあるので確認してみましょう。
まず、OBOGのメールアドレスをどこで知ったのか伝えることです。
連絡先は個人情報なので、OBOGも突然面識のない学生からメールをもらって驚きます。
メールアドレスをどこで知ったのか示せば、相手も不安になりません。
そして、もう一つのポイントは、日時をこちらから提案するということ。
基本的に学生が日時を提案し、場所はOBOGが指定するのがマナーです。
ただ、OBOGの予定が合わない場合もあるでしょう。
その際はこちらから再度提案しましょう。
また、日時を提案する際にも注意すべき点があります。
まず、夜の時間帯のOBOG訪問は失礼にあたるので、できる限り昼間の時間帯を提案しましょう。
夜の時間帯も含ませる際には、10時から20時、というように必ずお昼の時間も含めるようにします。
これなら、相手が夜の時間帯を選んでも失礼にはなりません。
土日のOBOG訪問も避ける必要があります。
というのも、社会人にとって休日のOBOG訪問は休日出勤のようなものだからです。
したがって、こちらから時間を指定するときには、平日の日中を候補に挙げます。
ただ、OGOB側から休日しか時間が取れないと言われたら、土日の時間帯を提案しましょう。
ちなみに、毎回メールを送る際には、最後に自分の氏名・学校名/学部/学科・連絡先を入れておきます。
以上の3点に注意してメールを作成してみてくださいね。
・アポイント後の返信
アポイント後の返信には2種類あります。
それは、OB・OGに訪問を受け入れてもらった場合のメールと、訪問を断られた場合のメールです。
訪問を受け入れてもらえなくても、必ず返信しましょう。
それでは、訪問を受け入れてもらった場合から確認していきましょう。
件名：ご返信のお礼 ○○大学 佐藤太郎
□□商事
××部△△課
伊藤次郎様
お世話になっております。
先日、OB訪問のメールをお送りいたしました〇〇大学□□学科の佐藤太郎と申します。
本日はOB訪問をご承諾いただき、誠にありがとうございます。
場所は△△とのこと、承知致しました。
10月15日（水）の12:00までにお約束の場所におうかがい致します。
当日は、伊藤様が取り組んでいらっしゃるプロジェクトや、仕事の醍醐味、ご自身の具体的な展望などについて質問したいと考えております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
お忙しい中、お時間を割いて訪問に応じてくださり、心より感謝申し上げます。
お会いできることを楽しみにしております。
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〇〇大学 文学部 英文学科
佐藤太郎
000-0000-0000
Taro-sato@marumarudaigaku.jp
訪問を受け入れてもらった時のポイントは2点です。
まず、めまぐるしい日々の業務の中で、学生の訪問を受け入れてくれたことへの感謝の意を示しましょう。
学生からのメールに応じるOBOGは案外少ないものです。
返事を返してもらっただけでもとてもありがたいことです。
そのうえ、時間まで割いてくれるので、相手はよほど学生のことを思ってメールを返してくれているはずです。
時間のない中で対応してくれたお礼はしっかりと示しましょう。
もう一つのポイントは、当日聞きたい内容を簡単に伝えることです。
OBOGもあまり学生から訪問を受ける機会はないので、何を話せば良いのか戸惑ってしまいます。
あらかじめ、こちらから質問したいことを伝えることで、相手も話す内容を整理できます。
訪問を充実させるためにも、質問内容はあらかじめ念入りに考えておきましょう。
さて、次は訪問を断られた場合の返信を確認してみましょう。
件名：返信のお礼 〇〇大学 佐藤太郎
□□商事
××部△△課
伊藤次郎様
お世話になっております。
〇〇大学□□学科の佐藤太郎と申します。
本日は、OB訪問についてのお返事をいただき、誠にありがとうございます。
お仕事のご都合により、今回は難しいとのこと承知致しました。
突然連絡を差し上げたのにもかかわらず、お返事いただき心よりお礼申し上げます。
別の機会にお話をお聞きすることができれば幸いです。
お仕事でのご活躍をお祈りしております。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学 文学部 英文学科
佐藤太郎
000-0000-0000
Taro-sato@marumarudaigaku.jp
訪問を断られてしまった場合でも、忙しい社会人がメールに返信をしてくれること自体ありがたいものです。
学生からのメールを検討し、返信の時間を取っていただいたことへの感謝の気持ちを表しましょう。
ちなみに、メールの返信についてですが、OBOGからのメールであれ、企業からのメールであれ、受信後24時間以内に返信するのがマナーです。
時間帯に問題なければ、受信したその日に返信するように心がけましょう。
早く返信するほど、印象も良くなります。
・「リマインド」の例文
件名：明日のOB訪問について 〇〇大学 佐藤太郎
□□商事
××部△△課
伊藤次郎様
お世話になっております。
〇〇大学の佐藤太郎と申します。
先日はお忙しい中OB訪問をご了承いただき、心よりお礼申し上げます。
明日は15時に◆◆にてお待ちしております。
当日何か急なご予定の変更などございましたら、私の携帯電話番号000-0000-0000にご連絡いただければと存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学 文学部 英文学科
佐藤太郎
000-0000-0000
Taro-sato@marumarudaigaku.jp
リマインドのメールはそれほど情報を詰め込まず、日時と場所の確認程度で問題ありません。
また、当日急な変更が生じたときのために、電話連絡先を提示しておきましょう。
これなら相手にも安心してもらえます。
【まとめ】
OBOG訪問に限らず、就職活動のメールで大切なことは、相手への配慮です。
今回お伝えした注意点やポイントを見ても分かるように、社会人の忙しさを想像しながらOBOG訪問のメールを送ることが大切です。
就職活動は、自分の働く姿を想像するだけではなく、OBOGや面接官・人事の忙しさを思い浮かべる想像力が必要なのです。
マナーはしっかりと守りつつ、楽しみながら就職活動を行うことで、とても成長しますよ。
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